Унизительные сметы в Excel
Excel для смет — это тупик. Убивает ваш имидж, экспертность и несёт финансовые риски. Пора делать следующий шаг.
Приветствую, соратники. Поговорим о нашем верном друге, боевом товарище и культурном явлении — MS Excel.
Мы все его любим. Мы выросли на нём. В этих зелёных клеточках мы считали первую прибыль, планировали закупки и составляли графики работ. Excel это мощь. Он как швейцарский нож, который всегда под рукой.
Но, есть одна задача, где этот нож превращается в тупое и опасное лезвие — сметы.
Первое впечатление — столовский поднос
Скажу одну вещь, которая может вам не понравиться: если вы стремитесь создать имидж «шабашника» — отправляйте смету в Excel.
Представьте на секунду, что вы — шеф-повар прекрасного ресторана. Неделю вы колдовали над рецептом, подбирали ингредиенты, придумывали подачу. Наконец, вы создали шедевр, подлинный образец высокой кухни, произведение искусства от мира гастрономии.
В кульминационный момент вечера, вышколенный официант выносит ваш шедевр гостям... на старом пластиковом подносе из столовки.
Чувствуете диссонанс?
Смета в Excel — это столовский поднос. И неважно, насколько она точная, подробная и «причёсанная». Она всё равно уронит впечатление и отобьёт вкус.
Почему?
-
Это всегда черновик. Файл с расширением .xlsx воспринимается как рабочий документ, который ещё сто раз переделают. Он не выглядит как законченное коммерческое предложение.
-
Это безлико. Да, можно поиграть с цветами и шрифтами. Но 99% смет в Excel выглядят одинаково. Вы отправляете своё уникальное предложение в той же «упаковке», что и сотни ваших конкурентов.
-
Это дёшево. Ваш труд, опыт, команда, гарантии — всё это упаковано в «дешманский» шаблон. Это подсознательно удешевляет вашу работу в глазах клиента ещё до того, как он увидел итоговую сумму.
Ваша сметадоговор — лицо компании, а Excel делает это лицо старым, уставшим и неопрятным.
«Дайте-ка я тут сам подправлю»
Когда обсуждаете смету, вы должны быть капитаном корабля. Вы здесь эксперт, царь и батя! Только вы знаете, почему здесь нужен именно такой материал, и почему этот этап нельзя сократить.
А теперь смотрите, что происходит: когда вы даёте клиенту Excel-файл, вы молча говорите: «Дружище, вот тебе штурвал. Порули».
Каждый, кто хоть раз открывал Excel, чувствует себя вправе что-то там поменять. Залезть в эти бестолковые ячейки, удалить строчку, поправить цифру и посмотреть, что получится. Ваша экспертность в этот момент смывается в унитаз.
Давайте на примере.
Вы заказываете роллы в любимой доставке. Заходите на сайт или в приложение, видите красивые картинки, описание, цену. Складываете в корзину, получаете итоговую сумму, нажимаете «Заказать». Всё просто, понятно и вызывает слюноотделение.
А теперь представьте, что вместо этого вам на почту придёт смета на роллы в Excel. Роллы те же самые, а ощущение уже не то, правда? Предвкушение испарилось без следа.
Рестораторы не позволяют себе такого позора, а строители размахивают «эксельками» направо и налево, хотя давно существуют прекрасные сервисы для осмечивания, которые выглядят достойно.
Ад перфекциониста
Это боль. Пытка. Хаос, который вы сами создаёте: «Смета_Ленина12_финал_ИСПРАВЛЕНО_v3_точно_последняя. xlsx».
Сначала появляется «Смета пр. Ленина 12.xls». После первого созвона с клиентом, «Смета пр. Ленина 12 финальная версия. xls». Затем, «Смета пр. Ленина 12 финал С правками ОТПРАВИТЬ. xls».
И вишенка на торте: «Смета пр. Ленина 12 НОВАЯ ОКОНЧАТЕЛЬНАЯ 25.05.xls»
Диалог с заказчиком превращается в обмен файликами. Рано или поздно, кто-то что-то перепутает, и вы начнёте работать по старой версии сметы. Кто виноват? Вопрос риторический.
Можно работать через Гугл Таблицы, обмениваться не файликами а ссылками. Да, это решает проблему версионности, но столовский поднос остаётся тем же подносом.
Получайте главные новости и аналитику от экспертов
Будьте в курсе всех событий, подпишитесь на нашу рассылку
Технологический тупик
Давайте помечтаем. Вы создали смету в красивом сервисе, отправили ссылку. Заказчик открыл, почитал, его всё устроило. Он нажимает «Утвердить» ....
А дальше магия:
- Смета автоматически превращается в договор.
- Задачи по проекту появляются в таск-менеджере.
- Список материалов улетает на почту закупщику.
- Бухгалтерия получает сигнал выставить счёт на предоплату.
И это не фантастика, не космолёт для богатых. Так работают современные интеграции. Они экономят часы вашей жизни и сражаются с рутиной.
А теперь забудьте это всё — у вас Excel.
Вместо утверждения — письмо с текстом «ок». Дальше руками. Копируете, вставляете, пересылаете, печатаете задачи. Почувствуйте, как вы не просто теряете время, а лишаете себя возможности расти и автоматизировать рутину.
Русская рулетка с формулами
Наконец, самое главное — безопасность, которой нет.
Одна кривая ячейка, одна удалённая цифра, одна протянутая не туда формула... И вот вы посчитали смету с ошибкой на 200 тысяч рублей. В лучшем случае вы это заметите и поправите, но в худшем — узнаете, когда отработаете в минус.
Excel — это не точно.
Excel — это не безопасно.
Не верите, что это массовая проблема? Погуглите исследования.
Эмпирический факт: 88% рабочих таблиц Excel содержат ошибки.
Восемьдесят восемь! Это не погрешность, а закономерность.
Отправляя Excel-смету вы играете в русскую рулетку со своими финансами.
Всё так плохо?
Знаете, если вы дошли до смет в Excel, вы уже большой молодец. Серьёзно! Вы обошли всех, кто считает на калькуляторе и записывает в тетрадку от руки. Вы на пути!
Смета в Excel это важный этап развития. Как первая машина, купленная за пузырь. На ней можно научиться ездить, но строить на её базе гоночную команду — безумие.
Мир уже придумал красивые и удобные инструменты. Пора сделать следующий шаг!